Privacybeleid voor Ekkofleet
Het beschermen van jouw persoonlijke gegevens en het respecteren van jouw keuzes zijn MUNIC’s topprioriteit.
Dit privacybeleid (het ‘Privacybeleid’) regelt jouw abonnement op en gebruik van MUNIC’s Ekkofleet website (de ‘Website’) beschikbaar op het volgende URL-adres: https://fleet.munic.io/, en alle Ekko mobiele applicaties (EkkoFleet App, EkkoDriver App, EkkoWorkshop App, elk de App genoemd, en gezamenlijk de Apps genoemd en samen met de Website, Ekko genoemd) beschikbaar in Apple of Google appstores, evenals bijbehorende MUNIC-producten, zoals Munic telematica-apparaten, die worden gebruikt om voertuiggegevens te verzamelen. Het Privacybeleid regelt het verzamelen en verwerken van jouw gegevens door MUNIC en al haar dochterondernemingen.
Munic verwerkt jouw gegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder maar niet beperkt tot de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de UK GDPR.
Doel van de Apps en de Website
Doel van de gegevensverwerking en gebruik van de Gegevens
Jouw gegevens worden verwerkt volgens de voorwaarden van contracten die met jou en de organisatie die jouw gemonitorde voertuig bezit of huurt zijn afgesloten, samen ‘het Contract’ genoemd.
De eigenaar van het contract bepaalt de doeleinden waarvoor deze informatie vervolgens wordt gebruikt, wie er toegang toe heeft en hoe lang de informatie wordt bewaard. Raadpleeg de eigenaar van het contract voor aanvullende informatie. Over het algemeen zal dit de eigenaar of huurder van het voertuig, de vlootbeheerder of jouw werkgever zijn, elk ‘de Vlootbeheerder’ genoemd.
De vlootbeheerder heeft de verschillende doeleinden bepaald waarvoor de gegevens verzameld van jouw voertuig en Ekko zullen worden gebruikt, wie er toegang toe zal hebben en hoe lang de informatie wordt bewaard. Raadpleeg de informatie die jouw vlootbeheerder je hierover heeft verstrekt.
Verantwoordelijkheid voor gegevensverwerking
Munic is de verwerkingsverantwoordelijke voor Ekko en jouw gegevens, en je kunt contact opnemen met Munic op het volgende adres:
Verwerkingsverantwoordelijke:
Munic
39 Avenue de Paris
94800 Villejuif
Frankrijk
ekko@munic.io
Functionaris voor gegevensbescherming
dpo@munic.io
1. Algemene informatie
Door toegang te krijgen tot en/of gebruik te maken van de Website en de Diensten, stem jij, hetzij als individu of als enkele entiteit, hierbij volledig in met alle voorwaarden van het Privacybeleid en met alle bepalingen van de Gebruiksvoorwaarden, met name de voorwaarden met betrekking tot leeftijdsbeperking.
MUNIC, met geregistreerd kantoor op 39 avenue de Paris, 94800 Villejuif, Frankrijk, is verantwoordelijk voor de Gegevens die onder het Privacybeleid worden verzameld en treedt op als de Verwerkingsverantwoordelijke van de Gegevens voor de doeleinden van toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
2. Welke Gegevens worden verzameld en hoe?
Via het Apparaat
Voor toegang tot voertuiggegevens wordt Ekko gebruikt in combinatie met een Munic-apparaat geïnstalleerd in jouw voertuig of een link naar voertuiggegevens via de oplossing van de voertuigfabrikant – die een apparaat van de voertuigfabrikant en bijbehorende servers van de voertuigfabrikant combineert, gezamenlijk ‘het Apparaat’ genoemd.
Ekko verzamelt via het Apparaat gegevens, waaronder persoonlijke gegevens die jou betreffen (gezamenlijk de ‘Gegevens’ genoemd), zoals jouw ritten, rijgedrag en de technische staat van het voertuig, allemaal noodzakelijk voor MUNIC om (i) haar verplichtingen volgens het Contract uit te voeren en (ii) te voldoen aan wettelijke vereisten (bijv. facturering). De Gegevens worden continu verzameld en naar Ekko-servers beheerd door Munic verzonden via de mogelijkheid tot communicatie op afstand van het Apparaat en worden opgeslagen in deze servers, gekoppeld aan een account onder controle van de Vlootbeheerder.
Zodra Ekko en het Apparaat in jouw voertuig zijn geïnstalleerd of geactiveerd, en het Apparaat en de App zijn geconfigureerd in overeenstemming met het Contract, doorgaans via de EkkoWorkshop App, zal Ekko de volgende informatie verzamelen via het Apparaat:
- Datum, tijd en locatie.
- Informatie die jou, je wagen, je apparaat (in het geval van de app) en je smartphone (in het geval van de app) identificeert.
- Informatie over je wagen en hoe je ermee rijdt, zoals starten/stoppen, kilometerteller, stationair draaien, toerental, snelheid en snelheidsverdeling, afgelegde afstand, remmen, bochten nemen, versnellen, batterijniveaus en -status, motorbelasting, gasklepstanden, gebruik van cruisecontrol, uitrollen, brandstofverbruik, brandstofpeil, bandenspanning, laadtoestand en gebruik van de voertuigaccu, onderhoudsbehoefte en technische statusberichten van de interne diagnosesystemen van de wagen.
- Informatie voor diagnostische doeleinden zoals softwareversies, apparaattypen, stroomonderbrekingen en foutlogs.
- Informatie zoals locatie en rijrichting van het voertuig die kan worden gebruikt bij een ongeval of diefstal.
De beschikbaarheid van bovenstaande voertuiginformatie hangt af van het voertuig en het type apparaat dat in het voertuig is geïnstalleerd.
De vlootbeheerder is de organisatie die je gebruik van het voertuig ondersteunt of de eigenaar van het voertuig is en kan meestal (onderdeel van) een fleetmanagementbedrijf, een lease- of verhuurbedrijf, een auto-importeur, dealer of fabrikant zijn.
Via de app en de website
De app en de website verzamelen informatie over hoe je ze gebruikt en sturen deze naar Ekko-servers. De verzamelde gebruiksinformatie kan locatie-informatie bevatten, maar geen informatie die je hebt ingevoerd of geüpload.
De app en de website sturen continu gegevens naar en halen gegevens op van Ekko-servers – als je toestaat dat ze de internetverbinding van je smartphone gebruiken in het geval van de app. De app en de website rapporteren en visualiseren de verzamelde gegevens in een grafische gebruikersinterface op je smartphone.
Via de website
Wanneer je op de website navigeert, kunnen gegevens over je computerhardware en -software worden verzameld door MUNIC via het gebruik van cookies. De gegevens kunnen omvatten: je IP-adres, browsertype, domeinnamen, toegangstijden en -data, en verwijzende websiteadressen.
Gebruik van je locatie
Specifieke privacy-instellingen voor locatie zijn beschikbaar in de app of in je browserinstellingen, zodat je verschillende toepassingen van locatiegegevens kunt in- of uitschakelen. Raadpleeg je vlootbeheerder voor specifieke informatie hierover.
Wanneer wordt het naar Ekko-servers gestuurd
Gegevens verzameld door het apparaat worden regelmatig verzonden, meestal volgens een periodiek schema zoals elke minuut, plus bij specifieke gebeurtenissen zoals bij het starten of bewegen van het voertuig, bij het uitzetten van het contact of het einde van de rit, of in geval van crash- of impactdetectie.
Gegevens verzameld door de app worden verzonden tijdens het gebruik van de app, bij gebruikersacties zoals inloggen/uitloggen, instellingen, schermwisseling, etc.
3. Hoe worden gegevens gebruikt?
De vlootbeheerder heeft bepaald voor welke doeleinden de gegevens die van je voertuig en de apps zijn verzameld, zullen worden gebruikt, wie er toegang toe zal hebben en hoe lang de informatie wordt bewaard. Raadpleeg hiervoor de informatie die je vlootbeheerder je heeft verstrekt.
Gebruik van gegevens voor gerechtvaardigd belang volgens de AVG
De gegevens kunnen worden verwerkt voor andere doeleinden dan alleen de uitvoering van het contract, volgens art. 6 lid 1 (f) van de AVG, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:
- Om het gebruik van Ekko te monitoren en ervoor te zorgen dat het veilig en beveiligd is, en om je te beschermen tegen fraude of misbruik van Ekko, bijvoorbeeld door probleemoplossing uit te voeren;
- Om statistieken bij te houden over gewoonten en gebruik van Ekko.
- Maatregelen voor bedrijfsvoering en verdere ontwikkeling van diensten en producten;
- Het bijhouden van een bedrijfsbrede klantendatabase om de klantenservice te verbeteren;
- in het kader van juridische vervolging
Gebruik van gegevens volgens jouw toestemming
Als je ons toestemming hebt gegeven om je gegevens te verwerken, bijvoorbeeld om je onze nieuwsbrieven of promotiemateriaal te sturen.
Je apps-account
Je ontvangt inloggegevens voor de apps van de vlootbeheerder. Hieronder staan best practices en aanbevelingen:
- Verander je wachtwoord bij de eerste keer inloggen
- Houd je accountgegevens vertrouwelijk
- Gebruik veilige en unieke wachtwoorden
Je account wordt gebruikt om je toegang te geven tot de gegevens die op Ekko-servers zijn opgeslagen. De informatie blijft bij je account zolang dit account bestaat of zolang de Fleet Manager dat besluit.
Wie krijgt jouw gegevens?
De meeste Munic-servers staan bij een derde partij, zoals een aanbieder van serverhosting en internetverbinding. We gebruiken zulke dienstverleners en anderen voor subverwerking, en blijven verantwoordelijk voor de bescherming van je gegevens. Alle verwerkers zijn contractueel verplicht om je gegevens vertrouwelijk te behandelen en alleen te verwerken binnen het kader van de dienstverlening. De door ons ingeschakelde verwerkers krijgen je gegevens als ze die nodig hebben voor hun taak. Dit zijn bijvoorbeeld IT-dienstverleners die we nodig hebben voor het draaien en beveiligen van ons IT-systeem.
Je gegevens worden verwerkt in onze klantendatabase. De klantendatabase helpt bij het verbeteren van de kwaliteit van bestaande klantgegevens (ontdubbelen, adrescorrectie, etc.).
Als er een wettelijke verplichting is en in het kader van juridische vervolging, kunnen autoriteiten, rechtbanken en externe auditors ontvangers van je gegevens zijn.
Privacy-informatie van diensten van derden staat hieronder in de bijlage.
Hoe lang worden je gegevens bewaard?
Tot het einde van het contract of tot het verstrijken van de geldende wettelijke bewaartermijnen (bijv. toepasselijk Wetboek van Koophandel, Fiscale Wetgeving of Arbeidstijdenregeling); daarnaast tot het einde van eventuele juridische geschillen waarin de gegevens als bewijs nodig zijn.
Worden persoonsgegevens naar een derde land overgedragen?
Gegevens kunnen alleen naar een derde land worden overgedragen als onze subcontractant die bij de uitvoering van het contract betrokken is, zich in zo’n derde land bevindt. Meestal heeft een serverhosting-provider meerdere datacenters op afstand van elkaar om redundantie en back-upoplossingen te garanderen, en deze datacenters kunnen in verschillende landen liggen. Onze servers zijn verdeeld over meerdere datacenters, ook in derde landen. Dit is volledig in lijn met de AVG, met standaard contractbepalingen, passende waarborgen, en indien vereist volgens de AVG, je uitdrukkelijke toestemming.
4. Je rechten inzake gegevensbescherming
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, bezwaar te maken tegen verwerking, te wijzigen, en/of te vragen om overdraagbaarheid of verwijdering van je gegevens, en/of beperking van gebruik, deactivering van cookies en intrekking van je toestemming voor gegevensverwerking op elk moment.
Je kunt deze rechten uitoefenen via je persoonlijke instellingen en accountinformatie en/of door een e-mail te sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van MUNIC (dpo@munic.io), of door een brief te sturen naar het volgende adres: MUNIC, 39, Avenue de Paris, 94800 Villejuif, Frankrijk.
Let op dat de uitoefening van deze rechten beperkt kan zijn voor het leveren van de diensten en/of om MUNIC in staat te stellen te voldoen aan toepasselijke wetgeving inzake boekhouding en bewijsvoering bijvoorbeeld. MUNIC zal je informeren als dit het geval is.
Je hebt het recht om contact op te nemen met de gegevensbeschermingsautoriteit van je land om een klacht in te dienen tegen onze gegevensbescherming en privacypraktijken.
Recht op inzage
Je kunt bij ons informatie opvragen of en in welke mate we je gegevens verwerken.
Recht op rectificatie
Je hebt het recht om ons te vragen je gegevens te corrigeren of bij te werken als we ze onjuist of onvolledig verwerken.
Recht om vergeten te worden
Je hebt het recht om ons te vragen je gegevens te wissen als we ze onrechtmatig gebruiken, of als het gebruik buitensporig inbreuk maakt op je legitieme belangen. Let op dat er factoren kunnen zijn die onmiddellijke verwijdering vertragen, zoals wettelijke bewaarplicht. Ongeacht de uitoefening van je recht op verwijdering, zullen we je gegevens snel en volledig wissen, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren. Om ervoor te zorgen dat je recht om vergeten te worden blijvend kan zijn, zullen we een sleutelidentificator zoals een e-mailadres blijven verwerken.
Recht op beperking van verwerking
Je hebt het recht om te vragen dat we de verwerking van je gegevens beperken als:
- je de juistheid van de gegevens betwist, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de gegevens te verifiëren.
- de verwerking van de gegevens is onwettig, maar je weigert om ze te laten verwijderen en eist in plaats daarvan een beperking van het gebruik van de gegevens,
- we hebben de gegevens niet meer nodig voor het beoogde doel, maar jij hebt ze nog nodig om juridische claims te maken of te verdedigen, of
- je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van de gegevens.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om ons te vragen je gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan te leveren en dat je zulke gegevens naar een andere verantwoordelijke partij kunt overdragen zonder belemmering van onze kant, op voorwaarde dat we deze gegevens verwerken op basis van een door jou gegeven herroepbare toestemming of voor de uitvoering van een contract tussen ons, en deze verwerking via geautomatiseerde procedures plaatsvindt. Als het technisch haalbaar is, kun je ons vragen om je gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verantwoordelijke persoon.
Recht van bezwaar
Je hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen gegevensverwerking, als we je gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang; dit zou ook gelden voor profilering op basis van deze bepalingen. We zullen je gegevens dan niet meer verwerken, tenzij we dwingende redenen kunnen aantonen voor verwerking die bescherming verdient en zwaarder weegt dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Je kunt op elk moment zonder opgaaf van redenen bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens voor direct marketing doeleinden.
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Je hebt het recht om een klacht in te dienen als je van mening bent dat we je gegevens verwerken in strijd met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming. We verzoeken je dan om eerst contact met ons op te nemen zodat we eventuele vragen kunnen verduidelijken via de contactgegevens in dit beleid. Uiteraard heb je ook het recht om contact op te nemen met de voor jou verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit, het betreffende staatsbureau voor toezicht op gegevensbescherming. Als je een van de bovengenoemde rechten tegen ons wilt doen gelden, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming. In geval van twijfel kunnen we om aanvullende informatie vragen om je identiteit te bevestigen.
Recht om toestemming in te trekken
Als we je gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je deze toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.
7. Wijziging van het Privacybeleid
Alle toekomstige wijzigingen die MUNIC aanbrengt in het Privacybeleid zullen op deze pagina worden geplaatst en, indien van toepassing, per e-mail aan jou worden meegedeeld. Kijk regelmatig terug om eventuele updates of wijzigingen in het Privacybeleid te zien.
Bijlage: Privacyinformatie van diensten van derden:
| Derde partij | Dienst | Type / Omvang van verwerking | Doel / Rechtsgrondslag | Opslagduur |
| OVH Cloud | Serverhosting | We gebruiken OVH Cloud als onze serverhosting provider. De servers die betrokken zijn bij de verwerking van je gegevens worden gehost in OVH Cloud Data Warehouses. | Uitvoering van contract / Gerechtvaardigd belang. | Duur van het contract. |
| Google Analytics | We gebruiken Google Analytics van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland, als analysedienst voor de statistische evaluatie van ons online aanbod. Dit omvat bijvoorbeeld het aantal bezoeken aan onze website, bezochte subpagina’s en de tijd die bezoekers doorbrengen. Google Analytics gebruikt cookies en andere browsertechnologieën om gebruikersgedrag te evalueren en gebruikers te herkennen. Deze informatie wordt onder andere gebruikt om rapporten over websiteactiviteit samen te stellen. | Het gebruik van Google Analytics is gebaseerd op jouw toestemming in overeenstemming met Art. 6 lid 1 onder a. AVG. | De specifieke opslagperiode van de verwerkte gegevens kan niet door ons worden beïnvloed, maar wordt bepaald door Google Ireland Limited. Meer informatie is te vinden in het privacybeleid voor Google Analytics: https://policies.google.com/privacy. | |
| ODOO | ODOO-suite van apps: ODOO CRM, boekhouding, facturering, verkoop, abonnementen, e-mailmarketing en voorraad. | We gebruiken de ODOO-suite van apps van ODOO, Louvain-la-Neuve, België, om onze klantgegevens te beheren, processen te automatiseren, data en inzichten te analyseren, en gepersonaliseerde klantervaringen te creëren. | Het gebruik van ODOO is gebaseerd op jouw toestemming in overeenstemming met Art. 6 lid 1 lit. f. AVG. | De specifieke bewaartermijn van de verwerkte gegevens kunnen we niet beïnvloeden, maar wordt bepaald door ODOO. Meer informatie vind je in het privacybeleid van ODOO: https://www.odoo.com/privacy |
| HaynesPro | Cars – WSD Maintenance (WorkshopData) van HaynesPro, Leusden, Nederland. | We gebruiken HaynesPro WSD om voertuigbeschrijvingen op te halen aan de hand van het VIN (Voertuig Identificatie Nummer), zoals merk, model, jaar en onderhoudsschema van het voertuig. | Uitvoering contract / Gerechtvaardigd belang. | De specifieke bewaartermijn van de verwerkte gegevens kunnen we niet beïnvloeden, maar wordt bepaald door HaynesPro, onderdeel van Infopro Digital. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Infopro Digital: https://www.infopro-digital.com/data-protection/eng/ |
| AAA Data | Sivin van AAA Data, Parijs, Frankrijk. | We gebruiken Sivin om voertuigbeschrijvingen op te halen aan de hand van het VIN (Voertuig Identificatie Nummer) of kenteken. | Uitvoering contract / Gerechtvaardigd belang. | De specifieke bewaartermijn van de verwerkte gegevens kunnen we niet beïnvloeden, maar wordt bepaald door AAA Data. Meer informatie vind je in het privacybeleid van AAA Data: https://www.aaa-data.fr/politique-de-protection-donnees/ |
| OpenWeather | OpenWeather API van OpenWeather ltd, Londen, VK. | We gebruiken OpenWeather om weerinformatie op te halen langs routes en op voertuiglocaties. | Uitvoering contract / Gerechtvaardigd belang. | De specifieke bewaartermijn van de verwerkte gegevens kunnen we niet beïnvloeden, maar wordt bepaald door OpenWeather ltd. Meer informatie vind je in het privacybeleid van OpenWeather: https://openweather.co.uk/privacy-policy |